«Отчеты» — зачастую самое нелюбимое слово. И это здорово! Никто из нас не любит составлять отчеты о проделанной работе, так как у всех постоянно не хватает времени на саму работу. Составление ежедневных отчетов говорит о том, что компания крайне неэффективно использует время своих сотрудников.
Одна наша знакомая, работавшая в рекламном агентстве, рассказывала, как директор агентства заставлял каждого из ведущих специалистов компании готовить отчет о работе и присылать ему по электронной почте каждый день! Не стоит, наверное, и говорить, что моральный климат в коллективе этого агентства был на весьма невысоком уровне (к слову, из этой компании хорошие специалисты уходили как минимум раз в полгода). Уважаемые господа руководители! Когда вы решите, что отчет должен быть составлен сотрудником чаще, чем раз в неделю, подумайте вот о чем:
— он (сотрудник) будет считать, что вы ему не доверяете, а следовательно, уже с утра будет думать над формулировками отчета, а не над тем, что нужно сделать реально;
— он также будет думать, что вам нечем заняться, кроме как ежедневным чтением отчетов всего персонала, а поскольку в любой компании всегда найдется масса полезных дел, он будет вас считать, по меньшей мере, неразумным руководителем;
— он будет тратить на такую работу то самое оплачиваемое вами рабочее время, которое с большей пользой мог использовать для блага предприятия;
— сотрудник также может подумать, что составление частых подробных отчетов — поиск причины для его увольнения, и сам начнет искать другую работу.
Каждый отчет должен быть соотнесен с принятым и утвержденным планом. Поскольку действительно работающим является еженедельный план, самый важный отчет — это отчет именно за этот период. И лучше всего, если это будет очень краткий отчет. Игорь Манн считает, что оптимальный отчет должен умещаться на одну страницу. Мы считаем, что он должен занимать еще меньше места и выглядеть, например, так:
Кроме еженедельных отчетов необходимо составлять и квартальные. Лучше, если этим займется бухгалтер или финансовая служба. Они зафиксируют цифры: такой был финансовый план, такой стал факт. И очень короткое, на одну страничку, резюме.
По нашему опыту, те организации, в которых царит культ ценности времени, являются самыми живучими и эффективными. Мы считаем, что любая работа, которая не направлена на реальное дело, должна отсекаться самым безжалостным образом! Да, иногда при исследованиях рынка необходим развернутый отчет по каждой проблеме. И такой отчет зачастую имеет толщину, надежно защищающую его от опасности быть прочитанным. Иногда это необходимо, так как позволяет на нужной странице найти важную информацию о рынке или ответ на интересующий вопрос. Но такой отчет обязательно должен включать краткое резюме на одну страницу.
Планы действий, планы доходов и расходов, отчеты о выполненных мероприятиях и исполнении бюджетов — это необходимая часть ежедневной жизни вашей компании на рынке.
Но если эти необходимые части начнут отнимать много времени у компании от главного — поиска, обслуживания и удержания клиентов, ваша компания превратится в бюрократическую организацию и очень скоро перестанет существовать. Настоящего успеха на рынке добивается только тот, кто ПО-НАСТОЯЩЕМУ ЦЕНИТ ВРЕМЯ.
Трекбеки